Aplicatia xtrack TMS gestioneaza doua componente majore:

• Compenenta firmelor de distributie. Este modulul folosit de companiile care apeleaza la servicii de transport pentru realizarea distributiei de marfuri. Prin aceasta functionalitate se pot gestiona transporturile efectuate atat cu flota proprie cat si cu masini inchiriate. Optimizarea transportului se rezuma in primul rand la reducerea costurilor de transport prin alegerea solutiei optime de transport (tip auto), traseu optim, oferta de la prestatorii de servicii. Costurile realizate cu auto proprii pot fi comparate cu costurile cu masini inchiriate.
• Componenta transportatorilor. Aceasta componenta se adreseaza firmelor de transport care presteaza servicii de transport catre terti. Pe langa gasirea masinii optime pentru fiecare cerere de transport pentru optimizarea costurilor, aplicatia xTrack TMS gestioneaza cererile de clienti si statusul acestora, ofertarea, facturarea serviciilor de transport, incasarea acestora. Componenta pentru transportatori ofera si modulul casa de expeditie. Gasirea unei solutii optime de transport se poate realiza si prin gasirea unui subcontractor pe o anumita ruta de transport. Pentru serviciile oferite de terti se realizeaza urmarirea incarcarilor, descarcarilor, a corectitudinii facturilor emise de transportator si a platii acestora.

Modulul nomenclatoare are rol administrativ in care operatorii din aplicatii introduc informatii generice referitoare la toate datele necesare bunei functionari a aplicatiei.
Aplicatia xTrackTMS contine o serie de tipuri de nomenclatoare. Aceste pot fi customizate si populate cu datele aferente ori de cate ori se doreste acest lucru.

• Nomenclator date geografice – contine informatii referitoare la zonele geografice din Romania, localilati, persoane etc. Aceste date se interconecteaza intre ele conferind o harta intercativa unde spre exemplu anumite persoane sunt asignate unei localitati, o localitate este asignata unei zone etc.
• Nomenclator persoane - sunt incluse persoanele, partenerii de care apartin aceste persoane si datele acestora de identificare care au roluri desemnate in cadrul aplicatiei xTrackTMS
• Nomenclator parteneri - contine Partenerii cu roluri desemnate in aplicatia xTrackTMS. Acestia sunt inregistrati dupa tipul de parteneriat din punct de vedere logistic: Transportator, Client, Furnizor, Benenficiar,  Autonomie de incarcare, precum si alte informatii de identificare ale acestora
• Nomenclator masini – sunt introduse masinile utilizate pentru transport, in functie de Parteneri
• Nomenclator ambalaje – sunt specificate tipurile de ambalaje utilizate pentru produsele care urmeaza a fi transportate
• Nomenclator opuri documente – sunt specificate tipurile de documente utilizate in aplicatie, avand alocate anumite serii numerice in functie de Parteneri
• Nomenclator depozite - sunt definite depozitele utilizate in cadrul aplicatiei xTrackTMS
• Nomenclator clase ADR – sunt specificate clasele speciale tip ADR (periculozitate) valabile in cazul transportului
• Nomenclator temperaturi controlate - produsele care necesita asigurarea unei anumite temperaturi in cadrul transportului se pot imparti in mai multe clase de temperaturi controlate
• Nomenclatorul relatii - seteaza unele relatii de dependenta pentru sporirea eficientei si acuratetei  in utilizarea anumitor informatii, precum si pentru eliminarea unor posibile erori de alocare
  
  

Comenzile de expeditie se introduc atat pentru ridicarea marfurilor de la client, cat si pentru cele cu livrare directa din depozit. Pentru o comanda de expeditie cu ridicare de la client si livrare la beneficiar si care are si trecere prin depozit se vor genera de catre aplicatie doua comenzi de expeditii separate ce vor intra in componenta a doua comenzi de transport separate.

O comanda de expeditie va contine urmatoarele informatii:

• Partenerul de la care se ridica marfa sau poarta/rampa daca marfa se ridica din depozit
• Numar de paleti, tipuri, greutati, volume
• Data de livrare
• Data de incarcare
• Programul de incarcare a marfurilor la sursa
• Programul de descarcare a marfurilor la destinatie
• Pretul expeditiei calculat de aplicatie sau introdus manual de catre operator PC dupa negociere directa cu clientul
• In fereastra de introducere a comenzii de expeditie exista si forma de monitorizare a acestora prin intermediul unor filtre. In functie de filtre, datele unei comenzi de expeditie vor putea fi grupate iar diferitele statusuri ale comenzii vor fi marcate cu diferite culori. 
  
  

Formarea comenzilor de transport este activitatea cea mai importanta in procesul de automatizare a fluxurilor TMS. Formarea comenzii de transport se va realiza in mod automat sau manual prin adaugare sau stergere de comenzi de expeditie sau paleti din comenzile de expeditie. O comanda de transport va avea urmatoarele stari:

1. Adaugata. In acest pas se pot adauga paleti in comenzile de expeditie. O comanda de transport modificata pana in stadiul 4 se poate modifca dar va fi readusa in stadiul 1 pentru a fi retransmisa catre operatorii de transport cu modificarile de rigoare;
2. Trimisa catre operatori;
3. Confirmata prin alegerea unui transportator si salvarea datelor despre autovehiculul care vine la incarcare;
4. In curs de incarcare. Incarcarea nu va putea incepe pana in momentul in care toate comenzile de expeditie nu au fost pregatite, mai ales cele de Cross Docking, adica sa fie in stadiul 4.
5. In curs de livrare. Acest stadiu va fi valid pana in momentul in care toate documentele de livrare au fost confirmate de catre transportatori. Fiecare document returnat va fi scanat de catre un operator si i se va introduce numarul manual. La returnarea tuturor documentelor se va trece automat in stadiul 6
6. Livrata
7. Facturata. Facturarea se poate accepta pentru comenzile de transport ce au fost livrate 100%;
8. Achitata
9. Factura emisa din aplicatia xTrack TMS se va exporta in mod automat in aplicatia ERP.
   
   

Fiecare document administrat in aplicatia xTrackTMS este arhivat in format electronic. Scanarea se poate realiza la receptie, livrare dar mai ales la confirmarea de catre transportator a livrarii. Toate documentele sunt arhivate pe un server de fisiere putand fi accesate in orice moment pentru vizualizare.
Pentru cresterea operativitatii la arhivare, documentele pot fi procesate in acelasi loc in care vor fi predate catre sofer. Tot in acelasi loc se va realiza si impartirea manuala a hartiilor pe curse in functie de comenzile de transport confirmate. Documentele de confirmare a livrarilor vor fi arhivate in alta locatie decat cea care va face livrarile.

Modulul de rapoarte va ofera informatii utile referitoare la livrari si costurile acestora.

Tipuri principale de rapoarte:

• Rapoarte de analiza financiara (costuri) pe transporturi, pe departamente (centre de profit)
• Rapoarte distanta parcursa pe fiecare transport sau pe transporturi cumulate (inclusiv costurile aferente)
• Rapoarte de eficienta pentru anumite rute/client, etc
• Rapoarte de eficienta pe prestator de servicii
• Rapoarte de volum de transport
• Rapoarte de incasari si plati

Rapoartele de costuri vor facilita analiza financiara a costurilor logistice de transport pe baza listelor de preturi salvate. Astfel, prin detalierea rapoartelor se poate ajunge pana la calcularea preturilor pe fiecare palet in parte, a costurilor logistice pe partener/punct de lucru, sau a costurilor pe perioade specificate de timp. De asemenea, se pot face comparatii intre preturile convenite si costurile reale (facturate).